Het handige van een document in pdf formaat is dat hij er altijd hetzelfde uitziet, waar je hem ook bekijkt, en dat je er niet zomaar wijzigingen in kan aan brengen. Maar dat is niet alles, er zijn meer voordelen.
Hergebruik pdf
Hoe onhandig is het toch als je met regelmaat een workshop of training aanbiedt, en de de prachtige flyer of poster is niet meer te gebruiken omdat de data en prijzen niet meer kloppen. Daar is wat aan te doen, want Adobe heeft software ontwikkeld die het mogelijk maakt om in Adobe reader specifieke tekst te wijzigen in een kant en klaar pdf voor de drukker (of het web). Ik heb het een aantal keer geprobeerd, en het werkt.
Pdf-factuur
Wil je je factuur per email versturen, dan is het wel zo fijn als de ingevulde bedragen niet meer te wijzigen zijn en dat gaat niet zomaar. Heb je een Mac, dan gaat dat alleen met Acrobat pro. De bestanden worden dan wel wat groot. Sommige mensen vinden dat een bezwaar, ikzelf niet. Heb je Windows dan kun je, als het goed is, via het print menu opslaan als pdf, wat doorgaans wel werkt; maar niet bij iedereen. Het bestand wordt dan ook mooi klein. Een leuke bijkomstigheid is dat het formulier ook de btw voor je kan berekenen. Je moet dan wel eerst even een willekeurig getalletje in het btw-veld invoeren en op enter drukken.
Download
De formulierfunctie lijkt nog in de kinderschoenen te staan. Nog niet alles werkt soepel en de mogelijkheden voor het ontwerp zijn beperkt. Wil je een pdf formulier testen om te kijken of dit iets voor je is, dan kunt je een voorbeeld factuur downloaden.
Maar: eigenlijk is de formulierfunctie ergens anders voor bedoeld. Je kunt er per email gegevens mee verzamelen en deze vervolgens importeren in excel. Hoe dit werkt is een ander verhaal.
